Empresa y Tecnología: Gestión de proyectos TIC

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IMPLANTACIÓN Y ACEPTACIÓN

La planificación esta presente a lo largo de todo el proyecto, un plan maestro de gestión, contemplará y definirá lo que se entiende por "entregables", es decir aquellos resultados del esfuerzo realizado, resultados que finalmente se requiere implantar. Cuando se habla de entregables hay que identificar claramente lo que son y para quien tienen valor, por ejemplo en el desarrollo de software se puede tener:

Además de los diferentes planes mencionados en la Parte III, la planificación debe considerar lo que necesita conforme a la realidad del proyecto, a la cultura de la sociedad u organización donde se realiza y las regulaciones aplicables, siendo idealmente en la etapa de implantación y aceptación lo siguiente:

Los lineamientos generales para el cierre del proyecto. Por ejemplo cliente y proveedor deben documentar los términos en los cuales el producto se considera terminado, aprobado, recibido.
Los contenidos de los manuales de usuario y de configuración del producto, entre otros que puedan ser considerados productos finales. En este caso se trata de documentos que entregan valor al cliente y le servirán como referencia para formaciones posteriores o la operación cotidiana.
Los lineamientos del soporte a usuarios. Acuerdos con el proveedor, o procedimientos con el Centro de Atención a Usuarios, frente a requerimientos por incidencias, por soporte de primer nivel y problemas en la operación.
Las especificaciones de los servicios relacionados al producto desarrollado. Afectación a otros servicios, lugar dentro del catálogo de servicios de la organización, servicios que se están potenciando o mejorando, definición de indicadores para medir la calidad del servicio.
Los acuerdos sobre los niveles de servicio del proveedor. Indicadores de indisponibilidad, registros de incidencias y tiempos de resolución, determinación de condiciones críticas de operación.
Un plan de migración y carga de datos. Si fuera necesario se debe detallar los procedimientos a seguir para las configuraciones, parametrizaciones y cargas de datos iniciales que requiere el producto para su operación.
Un plan de capacitación a usuarios. Es indispensable centrarse en quien usará efectivamente la aplicación, en los diferentes niveles de usuarios y formarlos en sus respectivos campos de actuación en relación al producto.
Un plan de capacitación al personal a cargo de la implantación. En ocasiones el cliente interviene activamente en la implantación, por lo que hará falta determinar quiénes y qué deben saber.
Un plan de pruebas de implantación. Se debe comprobar que el producto, satisface los estándares técnicos acordados, que es estable, que gestiona los niveles de información acordados, que es seguro, en definitiva que el producto es operativo.
Un plan de pruebas de aceptación del producto. Se debe realizar una serie de pruebas con la finalidad de que el cliente pueda asegurar que el producto cumple con los requerimientos que satisfacen las necesidades por las cuales se realizó el proyecto.
Un plan de mantenimiento del producto.

Hay diferentes modelos de implantación, todo va a depender del escenario geográfico y de las características de la empresa, organización o institución donde se va ha llevar a cabo. Por ejemplo se puede realizar una implantación completa estilo Big Bang, esto significa que se instalará todo en todos lados de forma simultánea, ejemplo: una tienda de supermercados va a iniciar con un nuevo software de retail, y decide el 12 de diciembre abrir todas sus sucursales con la nueva aplicación operando.

Se puede realizar una implantación mediante plan piloto, es decir se instala en un lugar, se realizan ajustes si se detectan desviaciones y se procede a la implantación general tomando en cuenta las lecciones aprendidas.

Se puede implantar de forma incremental o dividida, es decir implementar en las áreas de negocio que mas lo necesiten y progresivamente en intervalos de tiempo avanzar hasta cubrir el alcance del producto que se desarrolló.

La implantación responde a una estrategia, y conlleva riesgos, puede ser interpretada desde muchos puntos de vista, desde el punto de vista del negocio del cliente por ejemplo, promover un nuevo producto permite jugar con las expectativas, por ejemplo: una petrolera decide renovar y automatizar su sistema de control del conteo de barriles de petróleo, y crea un proyecto que le permite conseguirlo, esto genera "inquietud" en los grupos de interés, causa que la imagen corporativa tenga mayor valor si el resultado es favorable y los sistemas nuevos funcionan correctamente. Por el contrario este juego es peligroso si no se asegura la calidad del producto final (sistema informático, sistema de automatización, etc.), ya que puede deteriorar la marca, producto de los fallos percibidos por el cliente del cliente, por los accionistas, por los entes de regulación del gobierno, por los proveedores, por los empleados, por la sociedad.

Se debe concienciar al cliente que cambios posteriores requerirán una valoración del impacto en el proyecto y que a la vista de dicha valoración es posible que se aumente la fecha de entrega o el coste del mismo. Para ello se debe actuar conforme a un proceso formal de gestión de cambios o bien agrupar estas cuestiones en un plan de mantenimiento.