Gestión de proyectos TIC - Parte II

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INICIO DEL PROYECTO TIC

Un proyecto, se formula para cubrir o satisfacer una necesidad tecnológica específica.  Y antes de la etapa de inicio, existe una etapa de toma de requisitos y formulación de pliegos para la invitación a ofertar, estos documentos son la base inicial y el verdadero punto de partida (Anteproyecto) que plasma la necesidad original del potencial cliente.  Como respuesta a esa necesidad suelen convocarse concursos para presentación de ofertas, y aquella que más se alinea a la necesidad del cliente en costos, cumplimiento de requisitos, experiencias previas, entre otras variables, suele ser elegida como adjudicada, este es otro tema y se tratará en posteriores artículos.  Asumimos para el presente el escenario en el que nos consideramos "la oferta adjudicada".

Primer paso, identificar los objetivos de la etapa de inicio.

Al ser adjudicados, se debe procurar el arranque, administrativo, fijando los objetivos de la etapa de inicio:

• Identificar los aspectos logísticos necesarios para responder al cliente.
• Establecer el modelo de relación con el cliente, las vías de comunicación, la estructura u organigrama del proyecto y su contraparte en el cliente, identificar claramente aquellas personas con capacidad de decisión sobre el proyecto, aquellas áreas, departamentos o personas que serán quienes aprueben o reciban los productos finales.
• Identificar todos los elementos necesarios para un arranque del proyecto sin novedades.
• Asegurar los recursos necesarios para cumplir la oferta.
• Identificar claramente como se gestionarán los cambios, en el alcance, precio, nuevos requisitos.
• Conocer las exigencias metodológicas del cliente, normas que se debe cumplir, certificaciones que exige.
  

Si hablamos de proyectos de gran tamaño, todo esto puede plasmarse en un documento que debe ser formalizado (firmas de responsabilidad), se conoce como Plan de Gestión del Proyecto (Normas de Gestión del proyecto) que incluye, entre otros aspectos, el establecimiento de los mecanismos de gestión del mismo.  Una plantilla elaborada con anticipación permitirá tener mucho trabajo adelantado, de tal manera que no se elabore con el cliente sino únicamente se revise, se realicen ajustes si es necesario y se formalizarse.

Una vez adjudicada la oferta se firma un "contrato" como documento mandatorio para ambas partes, y el "Plan de Gestión del Proyecto" plasmará la manera en como se logrará realizar las acciones necesarias para cumplir lo establecido en el "contrato" tanto del lado del cliente como del proveedor de tecnología.  

Segundo paso, llevar a cabo la reunión "KICK-OFF".

Se conoce también como reunión de arranque del proyecto y se lleva a cabo para conocer a los "stakeholders" o grupos de interés implicados, además suele presentarse el alcance y objetivos del proyecto, esta reunión permite presentar al cliente el equipo que estará a cargo del proyecto (Jefe, Director, Coordinador).

Esta reunión se planifica y se lleva a cabo en coordinación con el sponsor del proyecto (ejecutivo del cliente que auspicia el proyecto) y el proveedor (gerente, representante, mas jefaturas asignadas) , se debe tener cuidado de gestionar bien las expectativas de los grupos de interés y no tomar decisiones apresuradas en este tipo de reuniones, un compromiso mal dimensionado en estos eventos puede ser una carga durante todo el proyecto.

Todo documento que permita una trazabilidad de acciones es importante, y de ser posible debe obtenerse una lista firmada de los asistentes.

El mapa de poder, debe conocerse en esta reunión, el organigrama del cliente y qué personas serán interlocutores directos.  En el "KICK-OF" se debe definir y poner en marcha un plan de comunicación para el proyecto, el cual como mínimo debe contener:

• Tipos de reuniones y frecuencias de reunión.
• Categoría/Rol de los asistentes a cada una de las reuniones.
• Protocolos de actuación (agendas, actas, etc.)
• Modos de comunicación (in-situ, video-conferencia, audio-conferencia).

Para asistir con bases solidas a esta reunión debe conocerse las respuestas a las siguientes preguntas: ¿Qué tenemos que hacer? ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar?, ¿Cuánto nos va a costar? ¿Cuál es el margen de rentabilidad esperado?, ¿Cuándo lo vamos a terminar? ¿Cuáles son los hitos principales?, ¿Cuáles son los principales riesgos identificados?.


Tercer paso, dimensionar y asegurar los recursos humanos y materiales.

Hay que tener muy claro que el arranque administrativo del proyecto no suele coincidir con el arranque operativo, y en esta situación por lo general, no se ha contratado a todas las personas o recursos necesarios ya que sin tareas a realizar se estaría perdiendo recursos financieros, se debe entonces:



Determinar el equipo de trabajo: Arquitecto, Analista, Programadores, Personal de Oficina, Analistas, Diseñadores.

Determinar el nivel de formación/cualificación de los recursos que van a trabajar en el proyecto (Junior, Senior), años de experiencia y las dependencias jerárquicas entre ellos, así como la cantidad de personas necesarias, puede ser que no se requiera en todas las etapas del proyecto la misma cantidad de personal e incluso que se necesite incorporar nuevo personal en ciertas etapas, u otras personas puedan ser retiradas del proyecto para ser asignadas a otro.


Determinar los entornos que se necesitarán en el proyecto, por ejemplo:

• Desarrollo
• Integración
• Preproducción
• Capacitación o entrenamiento de usuarios
• Producción

Determinar la infraestructura de Hardware, en especial si se va a trabajar en casa del cliente:

• Servidores.
• Comunicaciones (líneas telefónicas, conexiónes VPN, internet, permisos en dominios).
• PC/portátiles.

Asegurar el software de base necesario:

• Sistemas Operativos
• Herramientas de desarrollo a utilizar 
• Herramientas de gestión del proyecto (planificación, seguimiento y control) 
• Herramientas de control de versión.
• Repositorios de datos.

Determinar claramente la forma de hacer el control económico y gestión del presupuesto:

• Los recursos con los que se realizará el proyecto y su costo mensual.
• Costo final de encargos a terceras empresas.
• Costo de la infraestructura HW y de las herramientas SW a utilizar.
• Dietas.
• Desplazamientos.
• Cursos de formación necesarios.
• Compensaciones por horas extras.
• Servicios de guardia.
• Servicios auxiliares.

Determinar como se realizará la Gestión Documental, si bien suele ser una tarea poco valorada, en los momentos de entrega y recepción toma mucha importancia, por ello se debe controlar las actas de reunión y los manuales de usuario a entregar.  Es importante contar con un repositorio para gestionar la documentación interna y los entregables como pueden ser: software, documentos de requisitos, análisis, diseño, planes de prueba, actas de revisión, entre otros.


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