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Quito, Ecuador
Ingeniero en Informática / Magíster en Gestión Tecnológica / Máster en Gestión de las TIC

jueves, 13 de diciembre de 2012

Gestión de proyectos TIC - Parte IV

PARTE I | PARTE II  | PARTE III | PARTE IV  | PARTE V 


IMPLANTACIÓN Y ACEPTACIÓN

La planificación esta presente a lo largo de todo el proyecto, un plan maestro de gestión, contemplará y definirá lo que se entiende por "entregables", es decir aquellos resultados del esfuerzo realizado, resultados que finalmente se requiere implantar.  Cuando se habla de entregables hay que identificar claramente lo que son y para quien tienen valor, por ejemplo en el desarrollo de software se puede tener:



Además de los diferentes planes mencionados en la Parte III, la planificación debe considerar lo que necesita conforme a la realidad del proyecto, a la cultura de la sociedad u organización donde se realiza y  las regulaciones aplicables, siendo idealmente en la etapa de implantación y aceptación lo siguiente:

  1. Los lineamientos generales para el cierre del proyecto. Por ejemplo cliente y proveedor deben documentar los términos en los cuales el producto se considera terminado, aprobado, recibido.
  2. Los contenidos de los manuales de usuario y de configuración del producto, entre otros que puedan ser considerados productos finales. En este caso se trata de documentos que entregan valor al cliente y le servirán como referencia para formaciones posteriores o la operación cotidiana.
  3. Los lineamientos del soporte a usuarios.  Acuerdos con el proveedor, o procedimientos con el Centro de Atención a Usuarios, frente a requerimientos por incidencias, por soporte de primer nivel y problemas en la operación. 
  4. Las especificaciones de los servicios relacionados al producto desarrollado.  Afectación a otros servicios, lugar dentro del catálogo de servicios de la organización, servicios que se están potenciando o mejorando, definición de indicadores para medir la calidad del servicio.
  5. Los acuerdos sobre los niveles de servicio del proveedor.  Indicadores de indisponibilidad, registros de incidencias y tiempos de resolución, determinación de condiciones críticas de operación. 
  6. Un plan de migración y carga de datos.  Si fuera necesario se debe detallar los procedimientos a seguir para las configuraciones, parametrizaciones y cargas de datos iniciales que requiere el producto para su operación. 
  7. Un plan de capacitación a usuarios.  Es indispensable centrarse en quien usará efectivamente la aplicación, en los diferentes niveles de usuarios y formarlos en sus respectivos campos de actuación en relación al producto.
  8. Un plan de capacitación al personal a cargo de la implantación.  En ocasiones el cliente interviene activamente en la implantación, por lo que hará falta determinar quiénes y qué deben saber.
  9. Un plan de pruebas de implantación.  Se debe comprobar que el producto, satisface los estándares técnicos acordados, que es estable, que gestiona los niveles de información acordados, que es seguro, en definitiva que el producto es operativo.
  10. Un plan de pruebas de aceptación del producto.  Se debe realizar una serie de pruebas con la finalidad de que el cliente pueda asegurar que el producto cumple con los requerimientos que satisfacen las necesidades por las cuales se realizó el proyecto.
  11. Un plan de mantenimiento del producto.  


Hay diferentes modelos de implantación, todo va a depender del escenario geográfico y de las características de la empresa, organización o institución donde se va ha llevar a cabo.  Por ejemplo se puede realizar una implantación completa estilo Big Bang, esto significa que se instalará todo en todos lados de forma simultánea, ejemplo:  una tienda de supermercados va a iniciar con un nuevo software de retail, y decide el 12 de diciembre abrir todas sus sucursales con la nueva aplicación operando.

Se puede realizar una implantación mediante plan piloto, es decir se instala en un lugar, se realizan ajustes si se detectan desviaciones y se procede a la implantación general tomando en cuenta las lecciones aprendidas.

Se puede implantar de forma incremental o dividida, es decir implementar en las áreas de negocio que mas lo necesiten y progresivamente en intervalos de tiempo avanzar hasta cubrir el alcance del producto que se desarrolló.  

La implantación responde a una estrategia, y conlleva riesgos, puede ser interpretada desde muchos puntos de vista, desde el punto de vista del negocio del cliente por ejemplo, promover un nuevo producto permite jugar con las expectativas, por ejemplo:  una petrolera decide renovar y automatizar su sistema de control del conteo de barriles de petróleo, y crea un proyecto que le permite conseguirlo, esto genera "inquietud" en los grupos de interés, causa que la imagen corporativa tenga mayor valor si el resultado es favorable y los sistemas nuevos funcionan correctamente.  Por el contrario este juego es peligroso si no se asegura la calidad del producto final (sistema informático, sistema de automatización, etc.), ya que puede deteriorar la marca, producto de los fallos percibidos por el cliente del cliente, por los accionistas, por los entes de regulación del gobierno, por los proveedores, por los empleados, por la sociedad.

Se debe concienciar al cliente que cambios posteriores requerirán una valoración del impacto en el proyecto y que a la vista de dicha valoración es posible que se aumente la fecha de entrega o el coste del mismo.  Para ello se debe actuar conforme a un proceso formal de gestión de cambios o bien agrupar estas cuestiones en un plan de mantenimiento.



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viernes, 30 de noviembre de 2012

Gestión de proyectos TIC - Parte III

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DESARROLLO = PLANIFICACIÓN ANÁLISIS + DISEÑO CONTROL


PLANIFICACIÓN

Al tratarse de un proyecto TIC, se abarca la temática del software, de los sistemas de información empresariales, de las telecomunicaciones, de dispositivos o artefactos que puedan ser considerados tecnologías de la información o de comunicaciones, por ello durante la lectura del presente documento encontrará los términos "solución TIC" o "producto" en general.

Una vez que se ha pactado, acordado o establecido claramente las expectativas del cliente, se ha definido el modelo de relación a nivel ejecutivo, de usuarios y técnico, se han identificado y formalizado responsabilidades, canales de comunicación e interlocutores, es el momento de el inicio operativo del proyecto.  

Probablemente el contrato ya establezca un cronograma, en ese caso no hay mas que ajustarse a los tiempos establecidos, aunque se sepa a partir de los análisis de riesgos que por imprevistos o cambios de los requisitos en mitad del proyecto pudieran aparecer dilataciones de tiempos, es importante asumir lo que esta escrito en el contrato, negociar cuando sea el momento y conocer los procedimientos formales para anticiparse y lograr las aprobaciones necesarias en el caso de cambios en las fechas de entrega, esto es importante especialmente si el cliente es empresa pública y el proyecto es de gran tamaño tanto en tiempo como en precios, ya que existen normativas de control interno y causas establecidas en las leyes y reglamentos que pueden permitir aplazamientos o por el contrario aplicar multas al proveedor.

Muchos podrían cuestionarse y decir si se hace un buen cronograma, no es necesario aplazar nada, sin embargo la realidad indica que, aunque se diga lo contrario, el cliente de soluciones TIC suele percatarse de fallas en sus propias definiciones, carencias en los requisitos originales, observa que lo que esta hecho podría incorporar mas utilidades y en esta situación hay que saber la manera de gestionar los cambios mas los costes asociados.  

Por esta razón se debe tener claro que "elaborar un cronograma no es planificar" aunque es una actividad inherente a la planificación.

Planificar es, una vez conocida la línea de tiempo o los plazos del proyecto, usar la experiencia para anticiparse y definir mecanismos de acción ante situaciones que se presentarán con mayor probabilidad, con la finalidad de asegurar los recursos y actuaciones necesarias para lograr los objetivos del proyecto.  Esto implica determinar la manera en que se van a reducir riesgos, optimizar costes, corregir desviaciones.

Si se quiere una referencia para comprender la definición y el sentido de la planificación, Wikipedia (http://es.wikipedia.org/wiki/Planeamiento#cite_note-4) señala: 

"La planificación, la planeación o el planeamiento, es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. Otras definiciones, más precisas, incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos". Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes."

El cronograma seguramente nos muestra las actividades a desarrollar, los hitos principales o puntos de revisión, los costos de cada actividad, los recursos necesarios de cada actividad, el inicio y fin de cada actividad.  Entonces ¿Qué más hay en una planificación?, pues documentos que dictan la forma de actuar, son documentos cambiantes que realmente se emplean para reflejar acciones durante todo el proyecto, y pueden ser los siguientes:

1. Un plan de comunicaciones, contiene las necesidades de información del cliente, los interlocutores y los mecanismos de comunicación, a nivel técnico, de usuarios y ejecutivo, aquí podrían definirse incluso los documentos y productos que se entregarán en el cierre del proyecto.

2. Plan de compras y contrataciones, si el proyecto requiere personal, que se monte una oficina, que se encargue partes del desarrollo a una factoría de software, que se entreguen como parte del mismo servidores y equipos, es necesario documentar como se llevarán a cabo las decisiones de compra o contratación, así como identificar quiénes son los proveedores, cuál es el presupuesto disponible, fechas de desembolso.

3. Plan de calidad, este documento refleja las normas, requisitos o exigencias que el ciente requiere formalmente que se cumplan para la aceptación del producto, y la manera en como se va a demostrar que efectivamente se cumplen.

4. Plan de gestión de riesgos, cada actividad del cronograma tiene asociado algún riesgo, cada objetivo del proyecto tiene asociado un riesgo, estos deben evaluarse de forma documentada y analizar si vale la pena preocuparse por los mismos.  Riesgo según el PMBOK versión 4 es : "Un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto".

5. Plan de contingencia, servirá como fuente documentada que permita responder de forma eficiente ante riesgos que al materializarse provoquen efectos negativos.  Por ejemplo: pérdida de energía en el data center, borrado accidental o intencionado de datos, problemas con el versionamiento del software, daños en equipos (clientes, servidores, impresoras), pérdida de las comunicaciones, daños en las instalaciones del cliente, robo de materiales o información, accidentes laborales, abandono por parte de un miembro del equipo de trabajo, cambios el alcance del proyecto.


ANÁLISIS + DISEÑO

Un proyecto relacionado a las TIC, contempla fases de análisis y la de diseño, se debe tener en cuenta que el jefe de proyecto esta obligado a revisar el trabajo de otros o asegurar las formas de revisión, dado que se encuentra frente a un compromiso contractual con el cliente y será el responsable por parte del proveedor.

Tanto si el cliente adquiere un producto ya desarrollado, o contrata desarrollo a la medida, no se librará del "análisis" + "diseño", en el primer caso al tratarse de paquetes ya desarrollados usualmente se realizan personalizaciones, configuraciones y tratamiento de datos, en el segundo al ser a la medida queda todo por hacer.

¿Qué se considera análisis?

Son todas aquellas actividades encaminadas a detectar los objetivos y necesidades del cliente, sus particularidades y requisitos específicos que desea ver reflejado en el producto final.  Estas actividades deben tener resultados tangibles, reflejados en documentos que plasmen el entendimiento de lo que desea el cliente, por ejemplo: diagramas de procesos (BPM), catálogos de servicios, casos de uso, historias de usuarios, modelos lógicos de los datos, diagramas y definición de interfaces de usuario, definición de interfaces con otros sistemas internos o externos a la organización.  Es importante que el analista no solo capte necesidades, sino además plantee soluciones eficaces, eficientes, coherentes, completas, claras y que elimine contradicciones e incompatibilidades entre requisitos.  


¿Qué se considera diseño?

Consiste en definir los subsistemas con sus respectivas interfaces y dependencias, se debe responder al ¿cómo se hace?, y esto lo hacen los programadores de sistemas informáticos, siempre que se parta de un buen análisis, se define: un modelo físico de los datos, los entornos y arquitecturas de hardware y software, los módulos del sistema, los paquetes, las librerías, los frameworks.  Todo esto se enfocará en ir construyendo las partes mas pequeñas de la solución TIC objeto del proyecto para ir uniéndolas en un todo que cumpla los objetivos establecidos en los documentos de la oferta, contrato y proyecto.


CONTROL


Iniciar el desarrollo de soluciones TIC, significa emplear metodologías, que permitan reconocer errores, detectarlos de forma temprana, establecer secuencias de pasos que permitan organizar el trabajo y responder rápidamente a cambios inesperados.  Mantener el control del desarrollo es una tarea compleja que requiere experiencia.  

Los modelos de desarrollo son tema de arduo debate, se muestra  el resumen de cuatro, partiendo del mas clásico, hasta los más dinámicos y útiles entornos con alta incertidumbre.

"El modelo en cascada"

Llamado algunas veces ciclo de vida clásico, sugiere un enfoque sistemático, secuencial, hacia adelante, este modelo fue propuesto por Wiston Royce (http://en.wikipedia.org/wiki/Winston_W._Royce ), e incluía ciclos de retroalimentación,    la inmensa mayoría de quienes lo ponían en práctica lo hacían de forma estrictamente lineal, sin embargo y a pesar de las iteraciones,   se ha llegado a demostrar en proyectos reales que no se sigue un flujo secuencial, si se adopta estrictamente el modelo, en situaciones de cambios o modificaciones, el equipo de trabajo llegará a estados de bloqueo, donde unos miembros del equipo deben esperar a otros para terminar tareas dependientes.  Este modelo es útil en escenarios donde los requerimientos no van a ser modificados y el trabajo se realiza de forma lineal.




"Construcción de prototipos"

Cuando los clientes definen al inicio del proyecto, e incluso en el contrato, un conjunto de objetivos generales y requisitos que no están detallados dejando de entrada dudas por la falta de definiciones, pudiera funcionar correctamente este modelo, hay que estar conscientes de que un prototipo no es el producto final, entonces el cliente puede pedir cambios y no entender por que se tarda tanto en implementarlos de forma definitiva, es decir para entrar en operaciones, se debe a que un prototipo se consigue de forma acelerada con herramientas especiales para obtener "algo que mostrar", sin embargo esta lejos de ser una solución completa, por lo que el cliente debe tener muy claro que el prototipo sirve para definir requisitos y que una vez se llega a un acuerdo, se desarrollará la solución TIC definitiva con orientación a la calidad.





"Modelo en espiral"

No hay mejores palabras que las de su creador,  Barry Boehm (http://es.wikipedia.org/wiki/Barry_Boehm), para explicarlo:
   
"El modelo de desarrollo en espiral es un generador del modelo de proceso guiado por el riesgo que se emplea para conducir sistemas intensivos de ingeniería del software concurrente y con  múltiples usuarios. Tiene dos características distintivas principales. Una de ellas es el enfoque cíclico para el crecimiento incremental del grado de definición e implementación de un sistema, mientras disminuye el grado de riesgo.  La otra es un conjunto de puntos de fijación para asegurar el compromiso del usuario con soluciones de sistema que sean factibles y mutuamente satisfactorios".


Se trata de un modelo evolutivo, que en cada iteración consigue tener un sistema cada vez mas completo, el riesgo se reduce conforme se avanza.  Incluso este camino en espiral podría permitir generar nuevos productos a partir de otros conseguidos en iteraciones anteriores.  

Se considera un modelo útil para desarrollo de sistemas a gran escala, puede emplear también la elaboración de prototipos, sin embargo su finalidad principal se dirige a adaptarse mas a lo que ocurre en el mundo real, evitar que los riesgos se materialicen, lograr una participación mas activa del usuario en el proceso de desarrollo  y conseguir un producto cada vez mas completo.




"SCRUM"


Este método prueba su eficacia en proyectos con tiempos de entrega muy reducidos, requisitos cambiantes y condiciones críticas en los negocios.

En este caso los "retrasos" o "acumulados", es una lista que contiene los requisitos que son prioridad para el cliente, son las características de la solución TIC que le dan valor al negocio, en cualquier momento se pueden agregar elementos a esta lista y el ejecutivo que dirige el desarrollo del producto evalúa y re-asigna prioridades.
   
El "SPRINT" o ciclo, es la unidad de trabajo requerida para satisfacer un conjunto o paquete de requisitos (retrasos, acumulados) en un período de tiempo determinado, usualmente 30 días (entre 2 a 4 semanas), una vez iniciado el SPRINT, no puede introducirse mas requisitos ni cambios, esto proporciona al equipo de trabajo un ambiente estable y le da velocidad al desarrollo ya que al final de cada ciclo se tiene un resultado funcional.

Una vez lanzado el SPRINT, se lleva a cabo una reunión cada 24 horas, generalmente de 15 minutos, con la finalidad de descubrir y resolver problemas, el líder evalúa el avance y procura mantener al equipo como una unidad auto-organizada.  En esta reunión cada individuo responde a las tres preguntas siguientes:

¿Qué hiciste desde la última reunión ?
¿Cuáles obstáculos encontraste?
¿Qué esperas lograr para la siguiente reunión del equipo?



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domingo, 25 de noviembre de 2012

Gestión de proyectos TIC - Parte II

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INICIO DEL PROYECTO TIC

Un proyecto, se formula para cubrir o satisfacer una necesidad tecnológica específica.  Y antes de la etapa de inicio, existe una etapa de toma de requisitos y formulación de pliegos para la invitación a ofertar, estos documentos son la base inicial y el verdadero punto de partida (Anteproyecto) que plasma la necesidad original del potencial cliente.  Como respuesta a esa necesidad suelen convocarse concursos para presentación de ofertas, y aquella que más se alinea a la necesidad del cliente en costos, cumplimiento de requisitos, experiencias previas, entre otras variables, suele ser elegida como adjudicada, este es otro tema y se tratará en posteriores artículos.  Asumimos para el presente el escenario en el que nos consideramos "la oferta adjudicada".

Primer paso, identificar los objetivos de la etapa de inicio.

Al ser adjudicados, se debe procurar el arranque, administrativo, fijando los objetivos de la etapa de inicio:

  • Identificar los aspectos logísticos necesarios para responder al cliente.
  • Establecer el modelo de relación con el cliente, las vías de comunicación, la estructura u organigrama del proyecto y su contraparte en el cliente, identificar claramente aquellas personas con capacidad de decisión sobre el proyecto, aquellas áreas, departamentos o personas que serán quienes aprueben o reciban los productos finales.
  • Identificar todos los elementos necesarios para un arranque del proyecto sin novedades.
  • Asegurar los recursos necesarios para cumplir la oferta.
  • Identificar claramente como se gestionarán los cambios, en el alcance, precio, nuevos requisitos.
  • Conocer las exigencias metodológicas del cliente, normas que se debe cumplir, certificaciones que exige.

Si hablamos de proyectos de gran tamaño, todo esto puede plasmarse en un documento que debe ser formalizado (firmas de responsabilidad), se conoce como Plan de Gestión del Proyecto (Normas de Gestión del proyecto) que incluye, entre otros aspectos, el establecimiento de los mecanismos de gestión del mismo.  Una plantilla elaborada con anticipación permitirá tener mucho trabajo adelantado, de tal manera que no se elabore con el cliente sino únicamente se revise, se realicen ajustes si es necesario y se formalizarse.

Una vez adjudicada la oferta se firma un "contrato" como documento mandatorio para ambas partes, y el "Plan de Gestión del Proyecto" plasmará la manera en como se logrará realizar las acciones necesarias para cumplir lo establecido en el "contrato" tanto del lado del cliente como del proveedor de tecnología.  

Segundo paso, llevar a cabo la reunión "KICK-OFF".


Se conoce también como reunión de arranque del proyecto y se lleva a cabo para conocer a los "stakeholders" o grupos de interés implicados, además suele presentarse el alcance y objetivos del proyecto, esta reunión permite presentar al cliente el equipo que estará a cargo del proyecto (Jefe, Director, Coordinador).


Esta reunión se planifica y se lleva a cabo en coordinación con el sponsor del proyecto (ejecutivo del cliente que auspicia el proyecto) y el proveedor (gerente, representante, mas jefaturas asignadas) , se debe tener cuidado de gestionar bien las expectativas de los grupos de interés y no tomar decisiones apresuradas en este tipo de reuniones, un compromiso mal dimensionado en estos eventos puede ser una carga durante todo el proyecto.

Todo documento que permita una trazabilidad de acciones es importante, y de ser posible debe obtenerse una lista firmada de los asistentes.

El mapa de poder, debe conocerse en esta reunión, el organigrama del cliente y qué personas serán interlocutores directos.  En el "KICK-OF" se debe definir y poner en marcha un plan de comunicación para el proyecto, el cual como mínimo debe contener:


  • Tipos de reuniones y frecuencias de reunión.
  • Categoría/Rol de los asistentes a cada una de las reuniones.
  • Protocolos de actuación (agendas, actas, etc.)
  • Modos de comunicación (in-situ, video-conferencia, audio-conferencia).


Para asistir con bases solidas a esta reunión debe conocerse las respuestas a las siguientes preguntas: ¿Qué tenemos que hacer? ¿Cuáles son los objetivos a alcanzar?, ¿Cuánto nos va a costar? ¿Cuál es el margen de rentabilidad esperado?, ¿Cuándo lo vamos a terminar? ¿Cuáles son los hitos principales?, ¿Cuáles son los principales riesgos identificados?.


Tercer paso, dimensionar y asegurar los recursos humanos y materiales.

Hay que tener muy claro que el arranque administrativo del proyecto no suele coincidir con el arranque operativo, y en esta situación por lo general, no se ha contratado a todas las personas o recursos necesarios ya que sin tareas a realizar se estaría perdiendo recursos financieros, se debe entonces:



Determinar el equipo de trabajo: Arquitecto, Analista, Programadores, Personal de Oficina, Analistas, Diseñadores.

Determinar el nivel de formación/cualificación de los recursos que van a trabajar en el proyecto (Junior, Senior), años de experiencia y las dependencias jerárquicas entre ellos, así como la cantidad de personas necesarias, puede ser que no se requiera en todas las etapas del proyecto la misma cantidad de personal e incluso que se necesite incorporar nuevo personal en ciertas etapas, u otras personas puedan ser retiradas del proyecto para ser asignadas a otro.


Determinar los entornos que se necesitarán en el proyecto, por ejemplo:
  • Desarrollo
  • Integración
  • Preproducción
  • Capacitación o entrenamiento de usuarios
  • Producción
Determinar la infraestructura de Hardware, en especial si se va a trabajar en casa del cliente:
  • Servidores.
  • Comunicaciones (líneas telefónicas, conexiónes VPN, internet, permisos en dominios).
  • PC/portátiles.

Asegurar el software de base necesario:

  • Sistemas Operativos
  • Herramientas de desarrollo a utilizar 
  • Herramientas de gestión del proyecto (planificación, seguimiento y control) 
  • Herramientas de control de versión.
  • Repositorios de datos.

Determinar claramente la forma de hacer el control económico y gestión del presupuesto:
  • Los recursos con los que se realizará el proyecto y su costo mensual.
  • Costo final de encargos a terceras empresas.
  • Costo de la infraestructura HW y de las herramientas SW a utilizar.
  • Dietas.
  • Desplazamientos.
  • Cursos de formación necesarios.
  • Compensaciones por horas extras.
  • Servicios de guardia.
  • Servicios auxiliares.

Determinar como se realizará la Gestión Documental, si bien suele ser una tarea poco valorada, en los momentos de entrega y recepción toma mucha importancia, por ello se debe controlar las actas de reunión y los manuales de usuario a entregar.  Es importante contar con un repositorio para gestionar la documentación interna y los entregables como pueden ser: software, documentos de requisitos, análisis, diseño, planes de prueba, actas de revisión, entre otros.


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jueves, 22 de noviembre de 2012

Gestión de proyectos TIC - Parte I

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En la actualidad, vivimos el resultado de la evolución acelerada de ciclos tecnológicos, y la sociedad se va adaptando con mayor rapidez a elementos abstractos que forman parte del día a día, las aplicaciones o el software, las tecnologías inherentes a las comunicaciones no han surgido de forma espontánea.  Responden a necesidades que en primer lugar fueron de origen militar o empresarial, y en los últimos setenta años, el resultado de esos desarrollos se ha visto reflejado en el software del diario vivir. 

Cuando alguien compra algo por Internet, paga sus facturas mediante una página web, usa un sistema de contabilidad informatizado, viaja en tren de alta velocidad, se desplaza en avión, hace una reserva de hotel, hay un grupo humano detrás de cada elemento que interviene en construir esos diferentes tipos de servicios.  A ese grupo de personas, las relaciones, buenas prácticas y procesos que permiten obtener un producto TIC se enfoca este tema. 

Lo primero que se debe comprender es que la obtención de un producto TIC, no ha logrado el nivel de madurez que tienen otras disciplinas como la Ingeniería Civil, la Química, la Arquitectura, por mencionar unas pocas, debido principalmente a la percepción de los clientes de productos informáticos que consiste en pensar que un aplicativo puede crearse y cambiarse rápidamente justo antes de ser entregado.  Esto es casi equivalente a aprobar los planos de un puente y cambiar los requisitos y dimensiones justo antes de la entrega, y pocas veces hemos escuchado por ejemplo que un "software se venda solo en planos", para hacer la construcción después.  

Sin embargo con el paso de los años los usuarios se han vuelto cada vez mas críticos y comprenden la problemática conocida como "Gestión del Cambio" que es el dolor de cabeza de muchos directores de proyectos TIC.

Ha de comprenderse que un proyecto TIC, se sujeta al igual que proyectos de cualquier naturaleza a lineamientos conocidos como mejores prácticas, entonces partimos de la definición de proyecto, del conjunto de buenas prácticas PMBOK en su cuarta edición elaborado por el PMI (Project Managment Institute, http://www.pmi.org/ )  se tiene que:
  


"Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Temporal no necesariamente significa de corta duración. En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos."



Se debe, tener siempre presente que todo proyecto va a generar "algo", eso que se obtiene del esfuerzo temporal realizado puede ser un producto o un servicio, incluso la capacidad de brindar un servicio o un documento que da paso a otro proyecto.


Un proyecto se constituye de cinco etapas, Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y finalmente el Cierre o finalización.  Suelen representarse en una secuencia lógica de la siguiente manera:


Así, en particular para el caso de generar productos TIC, la gestión de los proyectos completa suele representarse de la siguiente manera:


Estas dos formas de representar no son gráficos de cosas diferentes, es un mismo contexto metodológico, el segundo es el primero llevado a la particularidad de las  Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

En la siguiente publicación, se analizará cada componente y se tratará al final de las publicaciones de esta serie, la gestión del talento humano detrás de los proyectos TIC.

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viernes, 5 de octubre de 2012

INNOVACIÓN

Sistema de transporte público,
"Carril Bici", "SEVICI"
Sevilla-España


Energía eólica, Burgos - España




 Tren de alta velocidad "AVE", Madrid-España


Para empezar a tratar temas relacionados a la innovación, es necesario adentrarse formalmente en aquellas definiciones mayormente difundidas:

"La innovación es la introducción de nuevos productos y servicios, nuevos procesos, nuevas fuentes de abastecimiento y cambios en la organización industrial, de manera continúa, y orientados al cliente, consumidor o usuario". (J.A. Schumpeter, 1961).

"Innovación es la secuencia de actividades por las cuales un nuevo elemento es introducido en una unidad social con la intención de beneficiar la unidad, una parte de ella o a la sociedad en su conjunto. El elemento no necesita ser enteramente nuevo o desconocido a los miembros de la unidad, pero debe implicar algún cambio discernible o reto en el status quo".  (Michael A. West; James L. Farr, 1990).

“Innovación significa literalmente "novedad" o "renovación". La palabra proviene del latín innovare. En el uso coloquial y general, el concepto se utiliza de manera inespecífica en el sentido de nuevas ideas e inventos y su implementación económica. En el sentido estricto, en cambio, se dice que de las ideas solo pueden resultar innovaciones luego de que ellas se implementan como nuevos productos, servicios o procedimientos y que realmente encuentran una aplicación exitosa imponiéndose en el mercado, a través de la difusión.” (Wikipedia,2012, http://es.wikipedia.org/wiki/Innovaci%C3%B3n ).

“En la literatura de marketing, la innovación implica la introducción de un nuevo producto, idea o servicio en el mercado. Según Robertson, se trata de un nuevo producto que es muy diferente de los productos establecidos o al menos percibido como diferente por los consumidores en el segmento de mercado de referencia. Los nuevos productos se pueden denominar como innovaciones continuas como la pasta de dientes Crest hierbabuena o cerveza ligera Michelob. O pueden ser innovaciones discontinuas, un producto completamente nuevo, como la bombilla eléctrica o tal vez el ordenador”.  (Asociación Americana del Marketing, http://www.marketingpower.com/_layouts/Dictionary.aspx?dLetter=I ).


La definición de innovación conlleva reconocer que existen objetos o elementos sobre los cuales se actúa: productos, servicios, procedimientos e incluso métodos.  Asociados a estos elementos se encuentra encadenado el efecto de provocar la percepción de novedad, mejora, utilidad o renovación desde el punto de vista de los mercados o unidades sociales.   Un invento por si mismo no es innovación, aunque sea una creación muy compleja con muchos años de trabajo detrás de si, pasará a la categoría de innovación cuando se comercializarse o tenga efecto real sobre las actividades humanas, procesos organizacionales, métodos, o bien sobre la sociedad en general.   

El término “innovación” es parte del dialogo de los tiempos modernos, entre universidades, empresas y gobiernos, ha estado presente como vínculo entre ciencia y tecnología, y ha tenido una gran visibilidad en los últimos treinta años, provocada por los avances tecnológicos de gran impacto como pueden ser: la acelerada mejora de la capacidad de procesamiento de los computadores, el crecimiento de internet, el crecimiento de las telecomunicaciones, la telefonía móvil, la nuevas formas para la transmisión de datos, las redes sociales, el procesamiento de imágenes, nuevos sistemas de transporte, nuevas formas de producir energía, creación de nuevos materiales, la carrera espacial; todo esto es una parte minúscula de la nueva etapa en que el ser humano esta viviendo, el surgimiento de nuevas tecnologías marca puntos de inflexión, a partir de los cuales las diferentes sociedades aprovechan las aplicaciones tecnológicas resultantes que pasan a estar disponibles para potenciar sus economías, desarrollar sus industrias, provocar mejoras en la vida de las personas; sin embargo al mismo tiempo se van marcando diferencias de evolución y desarrollo entre sociedades, empresas u organizaciones, dependiendo de la eficacia de sus modelos de innovación y del nivel de madurez en el que se encuentren.  

El manual de OSLO, guía para la recogida e interpretación de datos sobre innovación, publicado por acuerdo suscrito entre la Oficina de Estadística de las Comunidades Europeas (EUROSTAT) y la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE) cuyos países miembros son: Alemania, Australia, Bélgica, Canadá, Corea, Dinamarca, España, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Japón, Luxemburgo, México, Noruega, Nueva Zelanda, Los Países Bajos, Polonia, Portugal, la República Eslovaca, la República Checa, el Reino Unido, Suecia, Suiza, y Turquía, define a la innovación como:

“La introducción de un nuevo, o significativamente mejorado, producto (bien o servicio), de un proceso, de un nuevo método de comercialización o de un nuevo método organizativo, en las prácticas internas de la empresa, la organización del lugar de trabajo o las relaciones exteriores”.

El manual de OSLO, distingue cuatro tipos de innovaciones: la de producto, la de proceso, las innovaciones en mercadotecnia y las innovaciones de organización.

Una innovación de producto se corresponde con la introducción de un bien o servicio nuevo, o significativamente mejorado, en cuanto a sus características o en cuanto al uso al que se destina.  Esta definición incluye la mejora significativa de las características técnicas, de los componentes y los materiales, de la informática integrada, la facilidad de uso u otras características funcionales.

Una innovación de proceso es la introducción de un nuevo, o significativamente mejorado, proceso de producción o de distribución.  Ello impide cambios significativos en las técnicas, los materiales y/o los programas informáticos.

Una innovación de mercadotecnia es la aplicación de un nuevo método de comercialización  que implique cambios significativos del diseño o el envasado de un producto, su posicionamiento, su promoción o tarificación.

Una innovación de organización es la introducción de un nuevo método organizativo en las prácticas, la organización del lugar de trabajo o las relaciones exteriores de la empresa.  El objetivo de estas innovaciones puede ser reducir costos administrativos o de transacción, mejorar el nivel de satisfacción en el trabajo, el incremento de la productividad. 

Los profesionales que se dedican, o pretenden hacerlo, a las actividades relacionadas con la innovación, requieren dotarse de las habilidades que les permita:

1. Lograr la capacidad de identificar las oportunidades y desafíos que el desarrollo tecnológico y la globalización presentan a los países, matizado por los distintos niveles de desarrollo social y económico, particularidades culturales y políticas, además de las restricciones de  las legislaciones locales vigentes.

2. Conocer el cómo influyen, y los efectos de la innovación y la creatividad en la formación de ventajas competitivas de las organizaciones.

3. Ser capaz de ejecutar en la práctica los criterios básicos de administración de la innovación.

4. Desarrollar las destrezas personales para participar positivamente en procesos de cambio organizacional.


Cuando se quiere innovar, se recurre no solo al proceso creativo, sino a modelos, que con el paso del tiempo son explicados para poder identificar los pasos y las formas en las cuales se encausa la innovación, los enfoques lineales son una concepción inicial del proceso innovador, generalmente distan de la complejidad real que implica llevar una nueva idea a la sociedad, aunque muchos autores o textos refutan estos modelos, es interesante identificar la diferencia entre ellos e inferir la razón del salto a nuevos modelos, el primer modelo lineal es el empujado por la tecnología, parte de la premisa de que las investigaciones en ciencias básicas son percibidas por el empresario ( o un sujeto de la sociedad) quien encuentra una aplicación práctica e invierte en ella con la finalidad de producir una aplicación específica y comercializarla. 




La otra situación es aquella en que una organización, un emprendedor, un innovador, detecta una potencial necesidad en un mercado específico e invierte en un desarrollo que le permitirá cubrir o aprovechar esa necesidad.



Estos dos esquemas aparentemente coherentes no son completos y no explican las relaciones necesarias para obtener resultados innovadores, el desplazamiento en un solo sentido no se corresponde con la realidad, la innovación encierra en sí misma una complejidad que crea múltiples interacciones entre redes de proveedores, redes de información, características de los clientes, regulaciones comerciales, patentes, propiedad intelectual, barreras de entrada en mercados específicos, la competitividad,  en conjunto todas estas variables plantean una serie de consideraciones que se trata de explicar en el modelo interactivo de innovación:



Una de las principales implicaciones de este modelo es la relación entre las unidades de Investigación y Desarrollo (I+D) y las demás de la organización, así como los sistemas de producción de la organización con los de otras organizaciones (empresas, gobiernos, universidades, emprendedores), este planteamiento introduce la idea de procesos colaborativos, y aparece sistemáticamente el concepto de redes de innovación.

Para lograr resultados, quien pretende innovar puede hacer uso, de lo que yo llamo la caja de herramientas de la innovación conformada por los siguientes componentes:

Desarrollo del pensamiento creativo, consiste en lograr generar ideas o combinaciones de ideas que permitan tener resultados únicos y originales, estos resultados pueden ser aplicaciones o productos que puedan expresar una idea o resolver un problema en un dominio específico.  Pero cada persona puede entender para sí su propia concepción de pensamiento creativo, usualmente se inicia planteándose una serie de preguntas que llevan a determinar de forma precisa el problema que se quiere resolver:

“Galileo formuló el problema de la medición de la velocidad de la luz, pero no lo resolvió. La formulación de un problema es frecuentemente más esencial que su solución, que puede ser tan sólo un asunto de destreza matemática o experimental. Plantearse nuevas cuestiones, nuevas posibilidades, ver viejos problemas desde un nuevo ángulo, requiere una imaginación creadora y marca un avance real en la ciencia”. Albert Einstein. 1938.


La sicóloga norteamericana Diane F. Halpern (ex presidenta de la Asociación Americana de Sicología) publicó en 1984 un influyente texto donde define la creatividad de la siguiente manera: "se puede pensar de la creatividad como la habilidad de formar nuevas combinaciones de ideas para llenar una necesidad. Incorporando las nociones de pensamiento crítico y de pensamiento dialéctico".  En última instancia la creatividad necesita de la obtención de resultados originales y apropiados a un objetivo o problema que se pretende alcanzar o resolver en un dominio en cuestión.

Aprovechamiento de sistemas de inteligencia de negocios, no se trata de adquirir e implementar sofisticadas soluciones de inteligencia de negocios, sí se trata de aprovechar cualquier forma de procesar, analizar e interpretar datos de la situación actual y de las tendencias del problemas similares al que se pretende resolver, el propósito es identificar proveedores, estructurar una red colaborativa, conocer los métodos y técnicas, abordar las restricciones legales o de mercado, aprender de otras experiencias. 

Prospectiva estratégica y tecnológica, la prospectiva permite identificar escenarios futuros y las relaciones con las variables tecnológicas de una empresa, de un país o de un sector de la sociedad.  Las variables obtenidas de la inteligencia de negocios, las tendencias, la situación actual del ámbito de influencia de la innovación son consolidados por la técnica de prospectiva empleada para combinarlas jugar con ellas y estructurar un futuro probable.

Gestión del conocimiento, como proceso sistemático que permite detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la organización (estado, empresa, universidad ), con el objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor.  

Marketing, si el resultado del desarrollo de una idea no se comunica adecuadamente no podrá tener efecto sobre la sociedad, este componente es tan importante como la concepción de la idea original ya que permite colocar el objeto innovador en la mente de grupos de personas específicas, y resuelve problemas como la segmentación de mercados, la comunicación, la distribución, la logística,  la imagen, las estrategias para la comercialización. 


Puede descargar el manual de OSLO en el siguiente enlace:

http://www.fia.cl/Portals/0/UPP/Documentos/Manual%20de%20Oslo.pdf