Empresa y Tecnología: Inteligencia de Negocios

En un proyecto que pretende implementar un Sistema de Inteligencia de Negocios, cada vez mas se contratan servicios de terceros, la organización o empresa contratante debe formalizar un equipo de trabajo interno asignado, con responsabilidades definidas, con roles claramente establecidos y que sean consideradas las tareas del proyecto como parte de su trabajo cotidiano; de lo contrario frente a la falta de atención el proveedor (sea del software, de los servicios de mantenimiento, de la implementación del SIN) en ocasiones se acoge al silencio administrativo y toma las decisiones apoyándose en las clausulas contractuales para no incurrir en costos y conflictos futuros, pudiendo al final no atender aspectos de mejora o cambios necesarios que hubieran permitido tener una mejor solución, esto es realmente poco recomendable para quien contrata. El origen de estas acciones suele estar generalmente en un liderazgo interno débil, la falta de experiencia en la gestión de proyectos, falta de participación de usuarios con capacidad de decisión y actitudes de resistencia al cambio. El proveedor debe ser considerado como un socio tecnológico del que se debe aprender lo mas posible y con quien se pueda contar para el crecimiento y fortalecimiento.

Como ya se mencionó en la primera parte de la serie de artículos de Inteligencia de Negocios, es de gran importancia, antes de pasar a una etapa de ETL o iniciado el proyecto, haber respondido la siguientes preguntas:

¿ Es prioritario para la organización una inversión para este tipo de sistema en este momento?
¿ Conoce la organización, o tiene claro, el problema que desea resolver mediante la implementación de un Sistema de Inteligencia de Negocios, sería posible resolverlo de otra manera?
¿ Si se toma una decisión y se opta por emprender el proyecto se tiene claros quienes serán los responsables por parte del departamento TIC (Tecnologías de la Información y Comunicaciones) y por parte de las áreas usuarias que aportarán horas al proyecto como parte de su trabajo diario?
¿ Se contratará a terceros y se gestionará el proyecto con un equipo de trabajo interno, o lo hará todo la organización internamente, cuáles son las ventajas y desventajas, económicas, técnicas, de tiempo de las opciones consideradas?
¿ Cuál será el equipo del proyecto, quién será el sponsor del proyecto, quién está autorizado a decidir o aprobar: cambios, recepciones, entregas de información a contratistas, modificaciones en el alcance, modificaciones en presupuesto, controles del proyecto, firmar actas de entrega recepción, designar responsables funcionales por parte del área usuaria, seleccionar el equipo de trabajo por parte del departamento TIC?
¿ Se ha especificado al suficiente nivel de detalle la necesidad de la organización de tal manera que al momento de contratar una solución se haga una correcta gestión de cambios, optimizando el presupuesto asignado para evitar caer en escenarios donde se tenga que cambiar más del 20% del alcance del proyecto ORIGINAL?
¿ Se ha dimensionado correctamente el presupuesto del proyecto y se ha calculado un retorno de la inversión, además de los beneficios de implementar un Sistema de Inteligencia de Negocios?
¿ Se ha realizado un análisis de riesgos asociados al proyecto y desarrollado los planes de mitigación respectivos?
¿ Se cuenta con los profesionales capacitados o formados para enfrentar este tipo de proyecto, hará falta además de implantar una solución; un proceso de formación al personal involucrado en la explotación de la solución, quiénes serán los responsables de la explotación de la solución?
¿ Se han evaluado soluciones tecnológicas de acuerdo a la realidad financiera, cultural, estructural de organización, existen conflictos por la propiedad de la información a ser tratada por parte de usuarios que puedan oponerse al cambio?

El proceso ETL, de siglas en ingles para expresar EXTRACCIÓN, TRANSFORMACIÓN Y CARGA, es el conjunto de técnicas que permite a las organizaciones "mover" los datos desde múltiples fuentes, aplicar diversos procesos de conformado, afinamiento, depuración y cargarlos en otras bases de datos, Data Mart o Data Warehouse, para su empleo en los análisis corporativos.

ETL, suele ser la parte más compleja en un proyecto BI, pudiendo consumir su desarrollo alrededor del 50% del tiempo total del proyecto, por ello es importante tener claras las características y priorizar los datos a extraer conforme a los objetivos que se ha propuesto la empresa.

Estructura típica de un SIN (Sistema de Inteligencia de Negocios)

EXTRACCIÓN

La primera parte del proceso ETL consiste en extraer los datos desde las bases de datos de los sistemas de origen, sean estos Sistemas de Planificación de los Recursos de la Empres (ERP), sistemas de comercialización, diseño de campañas y mercadeo (CRM), sistemas de gestión de las cadenas de suministro (SCM), sistemas de gestión de incidencias, atención al cliente o recepción de reclamaciones (SGI), todo ello va a depender de los objetivos del proyecto y de lo que se requiere analizar, es decir depende de aquello sobre lo cual se desea hacer Inteligencia de Negocios.

Para realizar la extracción, es indispensable tres consideraciones fundamentales:

Haber modelado la base de datos analítica conforme a las necesidades de la organización, tanto del punto de vista lógico como físico, empleando además para ello las herramientas tecnológicas necesarias. En la adquisición de estas herramientas reside un costo importante del proyecto. Se requiere personal especializado en el modelado de datos, el tiempo que se dedique al modelado está relacionado a la prioridad del proyecto y a la carga de trabajo dependiente de la dimensión y complejidad del proyecto.
Decidir si se desarrollan o se adquieren herramientas tecnológicas para la extracción, transformación y carga de la información en las bases de datos analíticas. Además de haber mapeado previamente cada registro de datos de los sistemas de origen con su objetivo en el destino de almacenamiento.
Contar con uno o varios profesionales, todo depende de las dimensiones del proyecto, especialistas en informática o afines que sean capaces de reconocer las relaciones de los datos de la empresa en los sistemas de origen, y que tengan los conocimientos técnicos necesarios para emplear herramientas tecnológicas que permiten extraer la información y grabarla en las nuevas fuentes de datos del SIN (Sistema de Inteligencia de Negocios). El contar con personas sin la suficiente experiencia puede causar retrasos considerables.

Se conoce como repositorio informacional o base de datos analítica, al sitio que almacena toda la información extraída de los sistemas origen. Los componentes del repositorio son los siguientes:

ODS (Almacén de datos operativos). Se trata de una réplica de los datos recientes del sistema transaccional, esto evita realizar las consultas para el análisis directamente en las aplicaciones transaccionales evitando molestias a los usuarios operativos y brindando mejores resultados en los tiempos de respuesta a los usuarios analistas que finalmente consultarán lo almacenado en el DWA o en los Data Mart. Es muy importante considerar que las extracciones y cargas de datos en este repositorio deben ser incrementales y planificadas en horarios que no afecten a los usuarios operativos, para evitar bajones en el rendimiento de los sistemas transaccionales que pudieran afectar en vivo a procesos como ventas, comercialización, compras u otros.
Base de datos o área de staging. Consiste en el almacenamiento temporal de datos. Se utiliza para cálculos intermedios, limpieza y preparación de los datos finales a cargar. Para pasar de esta base de datos a los Data Mart o al DWA debe considerarse períodos planificados y tener en cuenta los tiempos en que los grandes bloques de información pueden tardar en transportarse, esto puede requerir ventanas de tiempo en las cuales los usuarios analistas podrían no tener una respuesta eficiente en sus consultas o reportes.
Data Warehouse Analítico (DWA). Es una copia de los datos de los sistemas transaccionales estructurados específicamente para la necesidad de reporte personalizada de un usuario avanzado, el análisis y la divulgación. Almacenan información integrada, consolidada, homogénea, fiable, histórica, no modificable y detallada. El DWA debe tener un diseño totalmente independiente de la tecnología, formato y estructura de almacenamiento. Sus datos provienen de los ODS y el área de Staging.
Data Mart. Se trata de una versión especial de DWA. Consiste en una base de datos departamental, especializada en el almacenamiento de los datos de un área de negocio específica que dispone de una estructura optimizada de datos para acceder y analizar la información al detalle. Sus datos provienen de los ODS y el área de Staging.

Una empresa puede optar por desarrollar sus propias herramientas ETL o por adquirirlas, frente a esta consideración, se puede dar una idea de lo que implica cada elección:

Comparativa de herramientas versus desarrollos propios

Herramientas ETL	Desarrollos propios
Productos probados y ampliamente usados	Emplear tiempo y recursos económicos en crear herramientas nuevas
Permiten la conexión a diferentes fuentes de datos	Las conexiones a las fuentes de datos deben desarrollarse una a una
Tiempos: Instalar y usar	Tiempos: Desarrollar, probar, instalar y usar
Se requiere personal que sepa mantenerlo y explotarlo	Se requiere personal dedicado al desarrollo, luego al mantenimiento y explotación
Costes por licencia y formación	Costes por tiempo del personal dedicado al desarrollo

Las herramientas, o software para ETL, suelen incorporar interfaces gráficas que muestran los orígenes y los destinos de datos, incluyen métodos de conexión a fuentes de datos heterogéneas, muestran las relaciones y conexiones de diferentes bases de datos, permiten además detectar inconsistencias y realizar procesos de inserción masiva de los datos en los ODS, Staging, DWA, Data Mart, permiten realizar una trazabilidad de los datos en un Sistema de Inteligencia de Negocios.

Las aplicaciones mas conocidas para realizar procesos ETL son las siguientes, cada una lleva un enlace a una página web donde se podrá averiguar un poco más acerca de su alcance y especificaciones:

· Talend OpenStudio (TOS)

· Pentaho DataIntegration (Kettle)

· OracleWarehouse Builder, Oracle Data Integrator (Oracle)

· Informatica PowerCenter (Informatica)

· Cognos Data Manager (IBM)

· Business Objects Data Integrator (SAP)