En la ejecución del proyecto de DWA participará un equipo de personas con distintos roles pertenecientes a distintos niveles de la organización así como personal externo a la misma, como consultores y expertos en tecnología de Data Warehouse e Inteligencia de Negocios.
Estos últimos participaran en
el desarrollo e implantación del DWA ya que el Departamento de Sistemas de
Información de las organizaciones suele asumir el rol de gestor si no dispone
de personal suficiente, ni de los conocimientos necesarios para llevar a cabo
estas tareas por si solo. Todo parte de
plantearse la pregunta:
¿Qué actores son convenientes y cuáles
imprescindibles para que un proyecto de implementación de Data Warehouse Analítico un Sistema de Inteligencia de Negocios tenga
éxito?
A esto respondemos, identificando
roles que casi siempre son comunes en todo proyecto de implementación
tecnológica, así los participantes o roles identificados, como “convenientes”,
para llevar a cabo el proyecto de DWA, pueden ser:
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| Roles necesarios en un proyecto de implementación de un SIN |
Comité de Dirección. Formado por los
ejecutivos de alto nivel en representación de los usuarios que harán uso del DWA
(Departamento Comercial, Finanzas, Contabilidad, Marketing, Atención al
Cliente), es muy importante que las personas que conformen el comité respalden
el proyecto y tengan potestad para tomar decisiones respecto a requerimientos. Estas personas realizan el seguimiento del
proyecto e intervienen para priorizar objetivos y redirigir esfuerzos cuando es
necesario. Este comité lo lideraría el
patrocinador del proyecto.
Patrocinador del proyecto. Debe ser un directivo de alto nivel que respalda
el proyecto. Es el principal valedor del
proyecto, la cara visible de la organización frente al proveedor, y garantiza
que los objetivos del proyecto de DWA están alineados con los objetivos de
negocio y con la estrategia de la dirección de la empresa, asimismo se asegura
de que se dispongan de los recursos necesarios para el proyecto.
Director de Sistemas de Información. Como responsable de Tecnologías de
la Información de la empresa es fundamental su participación ya que existe una
fuerte dependencia del proyecto de DWA de
los recursos y personal adscritos a dicho departamento TI o TIC en
algunos casos, esta dependencia no es solo
durante el desarrollo e implantación del DWA sino también para en su posterior
mantenimiento y evolución, así como el aseguramiento de la calidad técnica de
las solución adoptada y la integración a la plataforma tecnológica de la
organización. Esta dependencia no se
relaciona a la operación del sistema ya que aquello es responsabilidad
exclusiva del área usuaria, la dependencia se enfoca al soporte tecnológico
subyacente en una solución informática donde se requieren conocimientos
avanzados de administración de aplicaciones informáticas y aseguramiento de la
calidad del servicio entregado al usuario final.
Grupo de Usuarios de Referencia.
Representando a los usuarios finales del DWA y formado típicamente por cargos
intermedios y analistas, si desean participar, deben aportar su conocimiento
del negocio y de la información existente en los sistemas actuales de la
organización para la toma de requisitos, así como en la validación de las
herramientas y resultados derivados de la explotación de datos del DWA,
asumiendo su responsabilidad frente a pedidos o cambios que pudieran
introducir, esto implica firmar documentos, formalizar pedidos, luego esto se
evaluará con el proveedor y probablemente implique cambios en el alcance,
cronogramas y costes.
Jefe de Proyecto. Se encarga de realizar la planificación,
ejecución y control del proyecto y coordinar y supervisar al equipo técnico así
como de reportar al Comité de Dirección sobre la marcha del mismo, generalmente
se opta por un alto perfil del Departamento de Sistemas de Información o
personal con experiencia en gestión de proyectos, del lado del proveedor
existirá también esta figura, se debe lograr un adecuado balance entre la gestión
de requisitos, los cambios introducidos y los ajustes en los cronogramas, es
fundamental a este nivel un manejo claro de la comunicación, la habilidad para
detectar problemas de forma temprana y evitarlos, así como resolver conflictos
y lograr acuerdos.
Analista del Negocio. Sirve de enlace
entre los usuarios de referencia y el equipo técnico del proyecto (sea del
proveedor o del cliente). Su función consiste en identificar, documentar y modelar los requisitos de
negocio y escenarios de uso del DWA para asegurar que el resultado final
satisface las necesidades de los usuarios.
Arquitecto de DWA. A partir de los
requisitos de información planteados diseña la estructura de datos del DWA
convenientemente, teniendo en cuenta además el crecimiento y la escalabilidad
de la solución a implementar.
Administrador de DWA. Implementa el
esquema diseñado por el arquitecto de DWA y se encarga de las tareas de
administración del mismo (carga de datos, optimización, análisis de
rendimiento, administración de metadatos, etc.)
Programadores ETL. Diseñan y ejecutan los procesos de
extracción, transformación carga
necesarios para alimentar el DWA, a partir de las distintas fuentes de
datos existentes actualmente.
Formador. Se encarga de formar a los usuarios
finales acerca de la información contenida en el DWA y en el uso de las herramientas de explotación de datos
disponibles.
Además de estos actores también será
necesaria la participación del personal de TI (administradores de sistemas y
bases de datos) que atiende los sistemas operacionales actuales de la
organización ya que el DWA se deberá integrar en la infraestructura TI
existente y además debe alimentarse de la información contenida en los mismos.
Si se pertenece al mundo TIC, se
conocerá de primera mano que a la empresa u organización siempre le faltan
recursos, las personas están siempre ocupadas y es complejo que dediquen al
menos parte de su tiempo a los proyectos, incluso si estos son críticos para el
negocio. En el peor de los casos los
roles imprescindibles para el éxito del proyecto son los siguientes:
Patrocinador. Porque
es quien asegura el respaldo por parte de la dirección al proyecto y la
alineación de los objetivos del mismo con la estrategia de la empresa.
Director de Sistemas de Información. Porque es el responsable de atender las necesidades de
información de la empresa tanto actuales como futuras.
Jefe de Proyecto. Porque de él depende la correcta ejecución del proyecto y que por tanto
las necesidades de los usuarios queden satisfechas.
Los demás roles pueden provenir o
bien del proveedor, o cubrirse temporalmente mediante un esquema de contratación
de tareas específicas con terceros (OUT-TASKING), o delegando a otra empresa toda la gestión
del DWA (OUTSORCING).
No olvidar que es fundamental, pedir
al proveedor cuestiones clave, como:
Implementación del concepto de
metadatos, esto ha sido definido tradicionalmente como “datos acerca de los
datos”, en el contexto de DWA puede definirse como una forma de abstracción
utilizada para describir la estructura y el contenido del DWA. El uso de metadatos es importante por varias razones:
- Establecen el contexto de los datos contenidos en el DWA.
- Facilitan el proceso de análisis de la información.
- Sirven para documentar el origen de los datos del DWA a partir de los sistemas operacionales y las transformaciones realizadas.
- Mejoran la calidad de los datos.
Pueden distinguirse dos categorías
principales de metadatos:
Metadatos Administrativos o Técnicos. Usados para describir la estructura y componentes del DWA, ya sean
fuentes de datos, objetos del DWA, reglas de negocio y políticas empleadas,
etc.
Metadatos de Negocio o Usuario. Ayudan
a los usuarios en el proceso de creación de consultas e interpretación de los
resultados
El uso de metadatos para enmascarar
el nombre técnico de las columnas es un claro ejemplo de uso de metadatos de
negocio y permitirá a los usuarios abstraerse, olvidarse por completo, de los
nombres técnicos dados a las columnas para en su lugar manejar conceptos de
negocio que le resultan más familiares y comprensibles, por tanto resulta muy
conveniente su empleo.
Como inconvenientes podrían citarse
los siguientes:
- Los conceptos de negocio empleados en este tipo de metadatos deben ser consensuados de manera que todos los usuarios de negocio los interpreten de la misma manera.
- Sobrecarga administrativa, pues dicho repositorio de metadatos requiere su adecuada supervisión y mantenimiento.
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| Los Metadatos como parte del SIN |
¿Cuántos tipos de roles de usuario se deberían definir en un Sistema de
Inteligencia de Negocios?
Hay que tener en cuenta
que no todos los usuarios tienen las mismas necesidades ni deben de disponer de
los mismos privilegios de acceso a la información del Data Warehouse.
Se
definen 3 tipos de roles, bien diferenciados en base a las necesidades de cada
grupo y, por lo tanto, a los privilegios de acceso que serán otorgados para
acceder a la información del Data Warehouse.
Los
tres tipos de usuario son los siguientes: Alta dirección, ejecutivos y cargos
intermedios y, por último, los distintos analistas y usuarios de negocio de los departamentos de la compañía que necesiten usar el SIN.
¿Qué aporta realmente un Sistema de Inteligencia de Negocios?
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| Un Sistema de Inteligencia de Negocios, debe ser una ayuda práctica en la Empresa |
La
alta dirección se beneficiará de la solución SIN, principalmente, haciendo uso
de cuadros de mando que es una herramienta de control empresarial que permite
establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas
o unidades.
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| Vista tradicional de un cuadro de mando |
Los
ejecutivos y cargos intermedios usarán un sistema de soporte a la decisión
(DSS), con el cual se podrán analizar los datos de la organización explotando
al máximo la información residente en el DWA y mostrando informes muy dinámicos
y con gran potencial de navegación.
Así
como también harán uso de cubos OLAP (Procesamiento analítico en línea), que
permiten procesar grandes volúmenes de información y con un acceso inmediato a
los datos para su consulta y posterior análisis.
Estas
herramientas sirven a los cargos intermedios para poder realizar informes y
análisis que, posteriormente, usará la alta dirección para tomar decisiones
inteligentes y optimizar los tiempos en el descubrimiento de problemas y atención de incidencias que puedan afectar a la competitividad en el mercado.
Con
respecto al último grupo, los usuarios de negocio, el proceso de Inteligencia
de Negocios, puede realizar diversas aportaciones a cada departamento con el
uso de minería de datos, cuyo objetivo es encontrar patrones repetitivos,
tendencias o reglas que expliquen el comportamiento de los datos en un
determinado contexto.
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| Un cuadro de mando no debe limitarse a formatos tradicionales responde a necesidades, incluso en formatos de ayuda geográfica |
Por
ejemplo, el departamento de marketing podrá beneficiarse identificando de forma
más precisa los segmentos de clientes y estudiando con mayor detalle su
comportamiento, así como identificando tendencias.
El departamento de
reclamaciones e incidencias puede realizar estudios de las reclamaciones para
centrar las ventas en productos y empresas fiables, determinar tiempos de
respuesta, mejorar sus índices de atención, identificar las causas más comunes
por línea de producto y atacarlas. El
proceso de Inteligencia de Negocios, aportará conocimiento en profundidad de la
casuística de las reclamaciones, las tipologías, su tiempo de resolución,
porcentaje de reapertura y el perfil de los clientes que las abren. Con dicha
información una empresa podrá tomar decisiones importantes para encaminarse a la
satisfacción de los clientes y además reducir costes.
A
través del Sistema de Inteligencia de Negocios, por ejemplo el departamento comercial
podrá obtener de forma efectiva y rápida toda la información que requiere para
realizar su trabajo y poder elaborar sesiones informativas eficientes dónde se
muestre el tiempo y los ingresos a corto y medio plazo.
Siglas y Abreviaturas:
BD Base de Datos
BI Business intelligence
DSS Decision Support System
DWA Data Warehouse Analítico
ERP Enterprise Resource Planning
ETL Extraction, Transform and Load
ODS Operational Data Store
OLAP On-Line Analytical Processing
SGI Sistema de Gestión de Incidencias
SQL Structured Query Language
TI Tecnologías de la Información
UPC Universidad Politécnica de Cataluña
SIN Sistema de Inteligencia de Negocios
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