Cuando una empresa u organización, sea esta: privada, pública, sin fines de lucro, educativa, multinacional, financiera, se ve enfrentada a una necesidad creciente de captación de datos del escenario donde realiza sus transacciones u operaciones, busca la manera de sacarles el mayor provecho posible, no necesariamente por que desee usar la información que dichos datos implican como recurso estratégico de la empresa, en principio es un tema de organizar el conocimiento y cumplir con los organismos a cargo de la regulación, servicios de rentas o hacienda, asignando responsables internos sobre porciones de los datos captados del entorno (Ventas, Compras, Mercadeo, Recursos Humanos, Finanzas).
Un ejemplo muy sencillo, supongamos que en un
día vamos a adquirir en un supermercado los productos necesarios para la
semana, al finalizar el recorrido por los pasillos nos acercamos a la caja para
pagar nuestra compra, cuando el dependiente pasa el código de barras, de cada
cosa en la cesta, se dispara o ejecuta un proceso que dirige el código de barras a una
base de datos y busca ese producto en un almacén de datos, probablemente entre
miles de productos registrados en el sistema informático, una vez encontrado el
producto debe extraer los datos necesarios para poder venderlo: precio,
descuento por cantidad si hay algún descuento, nombre del producto, porcentaje
de impuesto que aplica sobre el producto, entre otras reglas que dependen de
cada sucursal o supermercado.
Estas operaciones a su vez disparan (inician
la ejecución de) otras operaciones y en conjunto generan numerosos registros
que son grabados en bases de datos, por cada transacción realizada en la caja
del supermercado o punto de venta, al final se emite un documento que refleja
la compra, generalmente pasa desapercibido para la mayoría de personas lo que
realmente implica la generación de ese papel.
Siguiendo las buenas prácticas de gestión no
hay que conformarse con plantearlo a grandes rasgos, se debe cuantificar, esto es
imprescindible para poder comprender lo que sucede, así que para el ejemplo
planteado, se debe identificar los criterios en base a los cuales podamos visualizar
los números que hay detrás de las transacciones.
Es algo escasa la información publicada acerca del número de facturas emitidas por mes en un supermercado, sin embargo se cuenta con datos referenciales para efectos de este artículo, según estudios de TNS Worldpanel citado en www.tormo.com, se afirma que en 2008 los supermercados Españoles emitieron 49 millones de tickets, si somos pesimistas y decimos que dadas las condiciones de crisis en promedio las personas en cada compra adquieren 7 artículos y compran dos veces al mes, hablamos de un supuesto de 686 millones de registros lo cual da una idea, aunque imprecisa pero intenta aproximarse a un valor de referencia, que a efectos del ejemplo ayuda a visualizar la cantidad de información que se debe gestionar.
Esos supuestos 686 millones de registros son solo una pequeña parte de la información, sobre todo no sabemos como están repartidos entre los diferentes supermercados españoles sin embargo nos da una macro referencia, falta el conocer los registros generados por proveedores para que el supermercado pueda aprovisionarse cuando el stock llegue a niveles que requieran solicitar la compra, llevar la mercadería a los almacenes, registrar todos los movimientos del stock del almacén, emisión de facturas de compra, registrar a los clientes, reconocer tarjetas de crédito, registrar los asientos contables de cada venta o compra, aplicar las promociones en el momento oportuno y una serie de reglas que se establecen en los sistemas de información para completar cada venta, todo ello orientado a cumplir las leyes y a lograr los objetivos que se haya propuesto la empresa, al sumar la información generada, cuantificada en Tera Bytes, puede llevar a los departamentos TIC a replantearse las estrategias de almacenamiento y consulta.
Es algo escasa la información publicada acerca del número de facturas emitidas por mes en un supermercado, sin embargo se cuenta con datos referenciales para efectos de este artículo, según estudios de TNS Worldpanel citado en www.tormo.com, se afirma que en 2008 los supermercados Españoles emitieron 49 millones de tickets, si somos pesimistas y decimos que dadas las condiciones de crisis en promedio las personas en cada compra adquieren 7 artículos y compran dos veces al mes, hablamos de un supuesto de 686 millones de registros lo cual da una idea, aunque imprecisa pero intenta aproximarse a un valor de referencia, que a efectos del ejemplo ayuda a visualizar la cantidad de información que se debe gestionar.
Esos supuestos 686 millones de registros son solo una pequeña parte de la información, sobre todo no sabemos como están repartidos entre los diferentes supermercados españoles sin embargo nos da una macro referencia, falta el conocer los registros generados por proveedores para que el supermercado pueda aprovisionarse cuando el stock llegue a niveles que requieran solicitar la compra, llevar la mercadería a los almacenes, registrar todos los movimientos del stock del almacén, emisión de facturas de compra, registrar a los clientes, reconocer tarjetas de crédito, registrar los asientos contables de cada venta o compra, aplicar las promociones en el momento oportuno y una serie de reglas que se establecen en los sistemas de información para completar cada venta, todo ello orientado a cumplir las leyes y a lograr los objetivos que se haya propuesto la empresa, al sumar la información generada, cuantificada en Tera Bytes, puede llevar a los departamentos TIC a replantearse las estrategias de almacenamiento y consulta.
Cada empresa debe tener muy claros sus propios
números, los cuales pueden ser
perfectamente identificables con el soporte de profesionales
de TI (Tecnologías de la Información), pero no solo se trata de identificar el volumen de datos, el como están estructurados, de donde provienen y a donde se deben dirigir; se
trata de convertirlos en información aprovechable en el corto plazo, pero ¿por qué el soporte en informática? pues se debe a que el
software y el hardware combinados se han convertido en la herramienta que
permite mantener en medios de almacenamiento millones de registros para protegerlos,
recuperarlos y usarlos cuando sea necesario.
Ya sea que hablemos de sociedades diferentes,
realidades económicas dominadas por reglas distintas, nos encontremos en América
del Sur, Norteamérica, Asia, Europa, existen señales que indican que con el
trascurso del tiempo y recursos financieros cada vez más optimizados, los
comportamientos de los compradores han evolucionado, el consumidor está cada vez mejor informado,
es más crítico y ahorrador.
Con mayor frecuencia se escucha decir "compra inteligente", las personas tienden a planificar, priorizar, realizar un
balance de precio, calidad, marca y en los últimos años con el soporte de
internet hay una actividad interesante que se ha intensificado, es la de buscar,
comparar y evaluar opciones de compra antes de tomar la decisión.
Esta compleja malla de interacciones empresa,
cliente, determina de forma casi natural el surgimiento de necesidades de las
empresas de identificar el comportamiento de los mercados. Si solo para el escueto ejemplo de
supermercados resulta realmente complejo entrar en estimaciones, ya nos podemos
imaginar lo que significa ver el universo empresarial de cada país, esto es
algo que cada negocio debe hacer conforme a sus realidades, posibilidades tecnológicas
y de financiamiento.
Entrando en materia, se describirán los pasos
necesarios y las consideraciones a tener en cuenta para la implementación de un
sistema de inteligencia de negocios, como respuesta a las necesidades de las
organizaciones del siglo XXI.
DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Según un estudio de Kevi. R. Quinn
, uno de los factores que determinan el fracaso de los proyectos de
Inteligencia de Negocios es el hecho de "Seleccionar una herramienta de BI
sin una necesidad de negocio específica", en el entorno empresarial a veces
se navega entre lo objetivo y lo subjetivo, y una decisión a la que se
enfrentan los CEO es adoptar soluciones tecnológicas conforme a las necesidades
empresariales o seguir como siempre, en este duro panorama se pueden tomar
decisiones de adopción de una solución de Inteligencia de Negocios sin mayores aportes
de análisis por parte de las unidades de negocio de las organizaciones, que no
sean TI pero que estarán involucradas, esto puede fácilmente echar abajo un
proyecto completo ya que al no existir definiciones de lo que realmente se
necesita, la solución es demasiado genérica y por ello podría tener bajo aporte a la organización y mayor costo.
No focalizar los esfuerzos sobre las áreas claves donde se requieren soluciones mediante software cuando se toma una decisión, se elaboran los pliegos, se contrata y ejecuta el proyecto de Inteligencia de Negocios puede desencadenar en alguna parte de la ejecución del mismo actitudes de los usuarios, que realmente utilizarán las soluciones propuestas, evidenciando que deseaban algo diferente y que sus expectativas eran otras.
No focalizar los esfuerzos sobre las áreas claves donde se requieren soluciones mediante software cuando se toma una decisión, se elaboran los pliegos, se contrata y ejecuta el proyecto de Inteligencia de Negocios puede desencadenar en alguna parte de la ejecución del mismo actitudes de los usuarios, que realmente utilizarán las soluciones propuestas, evidenciando que deseaban algo diferente y que sus expectativas eran otras.
Es responsabilidad del CIO,
procurar que las necesidades tecnológicas sean satisfechas conforme a las políticas
de la empresa y asegurarse que los proyectos de TI no son gastos vanos de recursos
en respuesta a una moda, para ello debe asegurar con su equipo de trabajo que
la organización se esta planteando soluciones tecnológicas que realmente
necesita, esto implicará la capacidad de poder exponer los diferentes puntos de
vista al interior de la organización y encaminar soluciones tecnológicas que aporten al
negocio, no solo conceptualmente, sino en números en valor cuantificable, se trata
de tener las reuniones que hagan falta y de demostrar claramente que el aporte
es real, si es que lo es, y además poder también identificar cuando una solución
no es la adecuada, siempre fundamentándose en datos rastreables, disponibles,
fiables.
Pero cuidado, cuando una propuesta no es la adecuada no basta solamente con identificarla, debe hacerse una
aportación e ir más allá, realizar tareas de análisis, tratar de conocer lo que deseaba realmente el área de
negocio proponente y dar soporte para generar nuevas soluciones, pudiera ser que exista una necesidad que no es del todo visible y que deba tener una atención realmente importante.
No se puede descuidar un principio importante que debe tomarse en cuenta: las relaciones internas, si un departamento TIC desea aportar realmente al negocio de una organización debe sintonizar correctamente su cultura, comprometerse con los objetivos, de tal forma que se fortalezcan las relaciones internas y los proyectos puedan llevarse a cabo con mayores probabilidades de éxito.
No se puede descuidar un principio importante que debe tomarse en cuenta: las relaciones internas, si un departamento TIC desea aportar realmente al negocio de una organización debe sintonizar correctamente su cultura, comprometerse con los objetivos, de tal forma que se fortalezcan las relaciones internas y los proyectos puedan llevarse a cabo con mayores probabilidades de éxito.
¿Qué elementos deben integrar la
solución de Inteligencia de Negocios? ¿Por qué es necesario cada uno de ellos?
Business intelligence, BI, (Inteligencia de Negocios), es
la habilidad para transformar los datos en información, y la información en
conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones
en los negocios.
Los elementos que han de
integrar una solución BI son los siguientes:
Orígenes de datos, se trata de las fuentes de
datos existentes en una empresa para dar soporte operativo a sus relaciones comerciales, son aquellos lugares donde la empresa almacena
sus transacciones producto de sus negocios. Para el manejo de los datos se utilizan
sistemas transaccionales como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP),
sistemas de gestión de proveedores, cadena de suministro de inicio a fin (SCM), sistemas de gestión de las relaciones
con clientes (CRM), sistemas de gestión de los recursos humanos e información des estructurada (hojas de cálculo, documentos
de texto, ficheros planos), la información que pasa por esos sistemas puede ser
interna o externa a la empresa y los datos se corresponden con elementos
primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma
de decisiones.
Por ejemplo conocer el nombre de los productos no es útil pero conocer los productos que mas se venden desde hace tres años entre el 1 y el 20 de mayo puede permitir planificar campañas de marketing.
Por ejemplo conocer el nombre de los productos no es útil pero conocer los productos que mas se venden desde hace tres años entre el 1 y el 20 de mayo puede permitir planificar campañas de marketing.
El
principal objetivo de ERP, CRM, SCM y todos los sistemas transaccionales consiste
en permitir el uso los datos del negocio en el día a día y soportar las
operaciones de toda la organización.
Pero en los análisis de grandes cantidades de información no se recurre a las bases de datos de nivel transaccional, se realiza un proceso de extracción, transformación y carga llevando los datos transaccionales hacia otros repositorios de datos con características que
permitan hacer un análisis de forma eficiente.
Las principales características que limitan a los sistemas transaccionales a la hora de explotarlos
directamente para generar información útil
a la inteligencia de negocios
son:
- Gran rigidez a la hora de extraer datos fuera de las interfaces tradicionales de los sistemas.
- Necesidad o dependencia de conocimientos técnicos de informática para elaborar reportes con alto grado de especificidad, esto es un inconveniente para los usuarios.
- Largos tiempos de respuesta al realizar grandes consultas con el consiguiente deterioro en rendimiento para a los usuarios que se encuentren trabajando en los sistemas.
- Falta de integración si los diferentes sistemas transaccionales son de diferentes proveedores (o fabricantes) y emplean diferentes repositorios de datos.
- En ocasiones pueden contener datos erróneos, duplicados, obsoletos o incompletos, por lo que hace falta un proceso de depuración.
- Problemas para adecuar la información al nivel del usuario, pues existen usuarios que necesitan realizar sus propios reportes como exigencia de sus actividades de análisis o su rango, cargo dentro de la organización.
Referencias:
Las peores prácticas en Inteligencia de Negocios
CRM
ERP
SCM
CIO
CEO
Tendencias en gran consumo
10 Tendencias para el año 2010
Menos artículos en la cesta pero mas visitas al Súper
